ENLACES DE INTERES SICOM  Haga Click para ingresar a  sicom definitivo. SICOM PRUEBAS  Haga Click para ingresar a  sicom de pruebas.   CAPACITACION SICOM EN VIDEOS INICIO Y DATOS GENERALES DECLARACIÓN DE INFORMACION ;GENERAL DECLARACIÓN DE INFORMACION, CONSOLIDADO 2006 - 2008 ORDEN DE PEDIDO - SOLICITUD ORDEN DE PEDIDO - ACEPTACIÓN ORDEN DE PEDIDO - DESPACHO ORDEN DE PEDIDO - CIERRE IMPORTANTE La unica forma de pedir combustible en Colombia es a través del SICOM una vez que entre a funcionar el MODULO DE ORDENES DE PEDIDO. Si un Agente no tiene la documentación al día, el código SICOM se le deshabilitara y no podra hacer pedidos de combustible Para el acceso al SICOM se recomienda el uso del navegador: Internet Explorer version 6 ó superior DESCARGAS PLAN DE IMPLEMENTACION LISTADO DE PRODUCTOS DATOS GENERALES DECLARACIÓN DE INFORMACIÓN ORDENES DE PEDIDOS DOCUMENTOS SOLICITADOS POR TIPOS DE AGENTES UTILIDADES PASOS A TENER EN CUENTA EN LA ORDEN DE PEDIDO ELIMINAR COOKIES CERTIFICADO DIGITAL RECOMENDACIONES O SUGERENCIAS Enviarlas al correo : sicom.director@minminas.gov.co	PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVIDADES PROCEDIMIENTOS Ver Información Detallada    ALARMAS : El presente documento describe las validaciones y las alarmas que el SICOM genera acordes a la normatividad vigente para conocimiento de todos los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo. Para ver el manual de especificacicón, haga click aquí. DATOS GENERALES 1. Cambios de Acuerdo de Compra de los Distribuidores Minoristas 2. Requisitos para el registro de las EDS Automotriz en el SICOM 3. Listado de EDS Automotriz emitido por la Direccion de Hidrocarburos     MME 4. Cambios de Datos Generales ( Ver Más ) ORDENES DE PEDIDOS TRANSPORTES PARA COMERCIALIZADORES INDUSTRIALES : Teniendo en cuenta que la resolución que expide el Ministerio de Minas y Energía a los Comercializadores Industriales incluye el parque automotriz, se ha establecido el siguiente procedimiento para incluir y excluir vehículos de la resolución y del SICOM. ( Ver Más ) CESION DE CUPO : Una estación de servicio (Agente Cesionario) cede su cupo     a otra estación de servicio (Agente Solicitante) Para ello se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. El Agente Solicitante debe registrar la solicitud del cupo a través de la opción en el menú: Órdenes de Pedido-Gestión de Cupos-Solicitud de Cupos. 2. El Agente Cesionario debe aceptar la solicitud del cupo mediante la opción del menú: Órdenes de Pedido-Gestión de Cupos-Aceptación de Cupos. NOTA : Debe verificar la información de la solicitud para posteriormente aceptar la solicitud. 3. Para el Agente Solicitante: • Si la cesión no fue autorizada por Ecopetrol comunicarse con ellos. • Si la cesión fue autorizada por Ecopetrol comunicarse con sicom para la actualización de la cesión de cupos. ( Ver Más ) DECLARACIÓN DE INFORMACIÓN Los Procedimientos para casos especiales en el Modulo de la Declaración de Información del SICOM se especifican a continuación y se han agrupado en dos tipos: 1. Declaración de Información del 2006 - 2008, via Excel CASO 1: ESTACIONES DE SERVICIO QUE LE COMPRAN A UNA ESTACIóN DE SERVICIO AUTOMOTRIZ O COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL QUE SE ENCUENTRA REGISTRADO EN SICOM CASO 2: ESTACIONES DE SERVICIO QUE LE COMPRAN A UNA ESTACIóN DE SERVICIO AUTOMOTRIZ O COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL QUE NO SE ENCUENTRA REGISTRADO EN SICOM CASO 3: ESTACIONES DE SERVICIO QUE LE COMPRAN A DOS MAYORISTAS AL MISMO TIEMPO CASO 4: AGENTE MAYORISTA O REFINADOR QUE LE VENDE A UN DISTRIBUIDOR MINORISTA QUE NO SE ENCUENTRA REGISTRADO EN SICOM. 2. Declaración de Información del 2009 por el sistema CASO 1: ESTACIONES DE SERVICIO QUE LE COMPRAN A ESTACION DE SERVICIO AUTOMOTRIZ O COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL QUE NO SE ENCUENTRA REGISTRADO EN SICOM CASO 2: AGENTE MAYORISTA O REFINADOR QUE LE VENDE A UN DISTRIBUIDOR MINORISTA QUE NO SE ENCUENTRA REGISTRADO EN SICOM. SEGURIDAD 1. Solicitud de contraseña o Cambio de Correo Electrónico El agente deberá enviar una carta del representante legal, autenticada, solicitando el cambio e indicando la cuenta de correo electrónico, teléfono y celular de contacto que usara. El sistema generara la clave de forma automática y se la reenviara a ese correo, el usuario al ingresar por primera vez debe cambiar la clave inmediatamente. La información solicitada se puede enviar a la dirección Cra 50 No. 26 – 20 bloque I segundo piso. O al fax (1) 320 00 55 en Bogota o escaneada al correo electrónico: sicom@minminas.gov.co 2. Solicitud de reestablecimiento ó perdida de contraseña Para el caso de pérdida de contraseña, el agente puede reenviar el correo original donde se le asigno la contraseña al correo sicom.dba@minminas.gov.co y a vuelta de correo se le restablecerá la contraseña antigua El usuario al ingresar por primera vez debe cambiar la clave inmediatamente NORMATIVIDADES Ver Información Detallada    1. NORMATIVIDAD Ver Normatividad, haga click Aquí 2. RESOLUCIÓN 181451 DEL 2009 Ver Resolución, haga click Aquí 3. RESOLUCIÓN 181667 DEL 2009 Ver Resolución, haga click Aquí 4. RESOLUCIÓN 182113 Ver Resolución, haga click Aquí	NOTICIAS Ver Información Detallada    AMPLIACIÓN DE PLAZOS PARA LA OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO DE CONFORMIDAD A LOS GENTES DE LA CADENA DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLES El Ministerio de Minas y Energía se permite informar a todos los agentes y demás interesados que ha decidido conceder un plazo de tres (3) meses adicionales contado a partir del 30 de junio del año de 2010, para que las estaciones de servicio automotriz y fluvial obtengan y presenten ante el Ministerio de Minas y Energía el Certificado de Conformidad expedido por un Organismo de Certificación, proceso que se debe realizar a través de los señalados organismos quienes son los responsables de comunicar tal información al Ministerio… Leer más ENTRADA DE ACEM EN MEDELLIN Y GIRARDOTA SICOM informa que a partir del 16 de junio del 2010 se viene distribuyendo ACEM en las planta de abastecimiento de Medellin y Girardota en reemplazo del ACPM – DIESEL, razón por la cual se estará distribuyendo BIOACEM AL 8% en lugar del BIODIESEL AL 8% en dichas plantas. Se les solicita a los Agentes que confirmen con dichas plantas a partir de cuándo realizarán dicho cambio para no generar inconvenientes. ATENCIÓN!! GRUPO PRIMA A partir del 1 de junio comenzará la distribución de los Biodiesel Corriente con los siguiente porcentajes de mezcla en las siguientes zonas: - Biodiesel al 10% en las Plantas de Abastecimiento de de Huila, Tolima, Putumayo y Caquetá - Biodiesel al 9% en las Plantas de Abastecimiento de la Costa Atlántica - Biodiesel al 8% en las Plantas de Abastecimiento de Yumbo, Eje Cafetero ECOPETROL INFORMA Cronograma de Nominaciones Productos Refinados año 2010 Descargar... Urgente Minoristas y Comercializadores Industriales vendedores de Kerosene El Ministerio de Minas y Energía solicita que toda Estación de Servicio o Comercializador Industrial debe tener una aprobación para la venta de Kerosene por lo cual se solicita enviar un documento a la Dirección de Hidrocarburos en la cual se incluyan lo siguientes datos: - Código SICOM de Estación o Comercializador Industrial - Nombre de Estación - Departamento - Municipio - Consumo Mensual - Usos Esta información debe llegar a más tardar el 19 de Junio del 2010, sin esta autorización no se podrán hacer más pedidos a partir de esta fecha. ECOPETROL INFORMA Adendo Aclaratorio No. 4 al contrato de cesión 2-2007-15308 para los distribuidores minoristas de combustibles líquidos derivados del petróleo producidos en el país en los municipios y corregimientos zonas de fronteras del departamento de Nariño. Ver Mas... DECLARACION DE INFORMACION A PARTIR DE MAYO Agentes del Grupo Prima (Productor, Refinador, Importador, Mayorista y Almacenador), a partir del mes de mayo estos deberán declarar con los productos básicos. Ver Mas... DECLARACION DE INFORMACION   El SICOM se permite recordar a todos los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados de petróleo que el plazo para la declaración de información correspondiente al periodo de Marzo vence el próximo 15 de Abril de 2010. Aprovechamos la oportunidad para solicitarles a aquellos agentes que tengan pendientes la declaración de información de periodos anteriores favor de ponerse al día. El incumplimiento de la declaración de información generará la inhabilitación al modulo de ordenes de pedido a partir del 16 de Abril hasta cuando culminen el registro en el SICOM de la declaración de información CIRCULAR FUNCIONAMIENTO SICOM   Para los Distribuidores Minoristas a través de EDS Automotriz y Comercializador Industrial. Para descargar la circular debe hacer click Aquí. POSTERGACIÓN ENTRADA EN OPERACIÓN GRUPO PRIMA – ORDENES DE PÉDIDO   El Ministerio de Minas y Energía se permite informar a los diferentes agentes e interesados, que con el fin de dar tiempo para que los agentes del GRUPO PRIMA realice los ajustes de empalme con el sistema de información SICOM, en el periodo comprendido entre el 15 y el 28 de febrero, se pospone para el 1 de marzo la entrada en operación del módulo de ordenes de pedido para dicho grupo. Se le solicita a todos los agentes de este grupo, asistir sin falta a las convocatorias, solicitudes y reuniones que durante estos 15 días realice el SICOM para efectos del empalme antes indicado. De otro lado, el Ministerio de Minas y Energía se permite confirmar la entrada en operación del módulo de ordenes de pedido para los minoristas y grandes consumidores de las ZONA CENTRO Y LLANOS el próximo martes 16 de febrero del año en curso. Finalmente, se reitera que la entrada en operación del módulo de ordenes de pedido para los minoristas y grandes consumidores de la zona EJE CAFETERO Y VALLE iniciará operaciones el martes 2 de marzo del año en curso. Se le solicita a todos los agentes involucrados, dar a conocer la información en mención, entre sus clientes, socios, afiliados y demás interesados. SICOM INFORMA:   El Ministerio de Minas y Energía se permite informar a los diferentes agentes que a 31 de enero del año 2010 los agentes que No se hayan colocado al día en la Declación de Información, serán bloqueados en el sistema y no podrán seguir ejerciendo actividades de distribución y comercialización, de acuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la Ley 1151 de 2007 y las resoluciones 182113 de 2007 y 18 1451 de 2009. Hacemos una invitación a todos los agentes a colocarse al día sobre el particular y evitar futuros inconvenientes de tipo sancionatorio o comercial. NUEVOS PLAZOS   El Ministerio de Minas y Energía se permite informar a todos los agentes y demás interesados que ha decidido conceder un plazo de dos (2) meses adicionales contados a partir del 31 de diciembre del año de 2009, para que las estaciones de servicio automotriz y fluvial obtengan y presenten ante el Ministerio de Minas y Energía el Certificado de Conformidad expedido por un Organismo de Certificación, proceso que se debe realizar a través de los señalados organismos quienes son los responsables de comunicar tal información al Ministerio. ( Ver Más ) SICOM INFORMA:   Si se encuentra incluido en el listado de las estaciones de servicio certificadas por el Ministerio de Minas y Energía, y aún NO esta activado debe tener encuenta que el SICOM se toma 24 horas para activarlo, a partir de la fecha en la que el listado es publicado. Si después de este tiempo no esta activado, comuniquese con el SICOM. SICOM INFORMA:   A partir del Miercoles 09 de Diciembre entrará en funcionamiento el canal IVR para las operaciones de ordenes de pedido a través de la línea 324-0100 opción CERO (0) para todas las estaciones de servicio según el plan de implementacion. FECHAS ENTRADAS POR ZONAS   El Ministerio de Minas y Energía ha decidido posponer hasta el 17 de noviembre las fechas que se tenían previstas como límite al 9 de noviembre, para la entrada en operación del SICOM. De igual forma, se fijan las siguientes fechas para la entrada de las diferentes zonas:   COSTA ATLÁNTICA   17 DE NOVIEMBRE DEL 2009   ZONA NORTE   01 DE DICIEMBRE DEL 2009   ZONA ANTIOQUIA Y CHOCÓ   15 DE DICIEMBRE DEL 2009   ZONA CUNDINAMARCA   15 DE ENERO DEL 2010   ZONA LLANOS   16 DE FEBRERO DEL 2010   ZONA CENTRO   16 DE FEBRERO DEL 2010   ZONA EJE CAFETERO Y VALLE   02 DE MARZO DEL 2010   PRODUCTORES DE ALCOHOL CARBURANTE Y BIODIESEL, Y EL   RESTO   DEL GRUPO PRIMA A PARTIR DEL 1 DE MARZO DEL   2010 MÓDULO DE ORDEN DE PEDIDO DEL SICOM Inicia el 1 de Noviembre del 2009 Hasta el 15 de Febrero de 2010 Para La implementacion del modulo de ordenes de pedido se ha dividido a los agentes en dos grupos, uno es el Grupo BASICO conformado por agentes minoristas y grandes consumidores y el otro grupo es el PRIMA (Productores, Refinadores,Importadores, Mayoristas, Almacenadores). Para el grupo BASICO se han conformado 7 zonas que agrupan todo el pais y de acuerdo a la planta de la cual se abastezcan los agentes, en esa zona, tienen su fecha de ingreso al modulo de ordenes de pedido del SICOM.

PROCEDIMIENTOS INDICE 1. DATOS GENERALES 1.1 Cambios de Acuerdo de Compra de los Distribuidores Minoristas 1.2 Requisitos para el registro de las EDS Automotriz en el SICOM 1.3 Listado de EDS Automotriz emitido por la Direccion de Hidrocarburos MME 1.4 Cambios de Datos Generales 2. DECLARACIÓN DE INFORMACIÓN 2.1 Declaración de Información del 2006 - 2008, via Excel 2.2 Declaración de Información del 2009 por el sistema 3. SEGURIDAD 3.1 Solicitud de contraseña o Cambio de Correo Electrónico 3.2 Solicitud de reestablecimiento ó perdida de contraseña 4. ORDENES DE PEDIDOS 4.1 Cesión de Cupo 4.2 Transporte para Comercializador Industrial CONTENIDO 1. DATOS GENERALES 1.1 Cambios de Acuerdo de Compra de los Distribuidores Minoristas - Este procedimiento aplica para todos los distribuidores minoristas a excepción de aquellos que estén ubicados en zona de frontera. - Para el caso de distribuidores minoristas de zona de frontera la solicitud lo deben hacer a SICOM adjuntando el correo electrónico de ECOPETROL donde autoriza al distribuidor minorista de zona de frontera el cambio de proveedor. Ejemplo: Una Estación de Servicio (Agente Comprador) tiene registrado en SICOM un acuerdo de compra con un Distribuidor Mayorista A (Agente Vendedor) y solicita cambiar en el SICOM el acuerdo de compra con un Distribuidor Mayorista B (Agente Vendedor). Para ello se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. El Agente Comprador debe radicar el contrato con el nuevo proveedor al Ministerio de Minas y Energía, Dirección de Hidrocarburo. Ver Circular Nro 002-2010 NOTA : La EDS debe enviar los siguientes datos para el registro de acuerdo de compra: a. Código Asignado por el Proveedor b. Fecha de Inicio del Contrato c. Fecha de Fin del Contrato d. Volumen Proyectado de Compra Mensual (gls) 2. Debe notificar a su ente Certificador (Organismo Certificador que expide el Certificado de Conformidad) indicándole que cambio de marca para que su ente Certificador notifique al Ministerio de Minas y Energía, Dirección de Hidrocarburo dicho cambio. 3. Finalmente el Ministerio de Minas y Energía, Dirección de Hidrocarburo, mediante una carta autorizará a SICOM a realizar dicho cambio. [ Volver al Indice] 1.2 Requisitos para el registro de las EDS Automotriz en el SICOM - Para efectos de dar cumplimiento a la Resolución 182113 del 20 de diciembre de 2007, artículo 9, las EDS Automotriz se deben registrar en el SICOM, anexando los siguientes documentos: 1. Copia de la Resolución de entrada en operación. 2. Certificado de Conformidad. 3. Copia del Contrato suscrito con el Distribuidor Mayorista. 4. Documento de capacitación ante el SICOM. [ Volver al Indice] 1.3 Listado de EDS Automotriz emitido por la Dirección de Hidrocarburos MME El listado es producto de la información suministrada por los organismos de certificación. En dicho listado aparece registrado el propietario de la EDS automotriz. [ Volver al Indice] 1.4 Cambios de Datos Generales CASO 1: QUE HACER CUANDO EL PROPIETARIO DE LA EDS, ES DIFERENTE AL OPERADOR (QUIEN ACTUARA COMO DISTRIBUIDOR MINORISTA) Para estos casos se entenderá que existe un contrato de arrendamiento de la EDS, celebrado con el propietario (o documento que haga sus veces). Para el efecto el arrendatario deberá allegar al SICOM, copia de los siguientes documentos: 1. Copia de la Resolución de entrada en operación. La misma debe ser solicitada a la Alcaldía Municipal, y deberá ser expedida a la persona natural o jurídica que actuará como distribuidor minorista, anexándole entre otros los documentos en el literal A del artículo 21 del Decreto 4299 de 2005, el contrato de arrendamiento de la EDS. 2. Certificado de conformidad expedido a la EDS. En la misma debe aparecer el nombre comercial como ha sido registrada por el propietario, NIT, dirección, ciudad, departamento. 3. Copia del contrato suscrito entre el distribuidor mayorista y el arrendatario de la EDS. 4. Documento de capacitación ante el SICOM del arrendatario. 5. Al momento del registro y en datos generales de la EDS, debe quedar consignado que se actúa como distribuidor minorista como arrendatario de la EDS. CASO 2: QUE HACER CUANDO SE ACTUA COMO ARRENDATARIO Y SE CAMBIA EL NOMBRE COMERCIAL DEL ESTABLECIMIENTO Para estos casos el propietario es el único autorizado para hacer los respectivos cambios de nombre comercial y en ese orden de ideas, tendrá que indicarlo en el registro de la EDS, bien sea en el registro mercantil o en el certificado de existencia y representación legal. CASO 3: QUE HACER CUANDO SE CAMBIA EL NIT Y EL NOMBRE COMERCIAL DE LA EDS En estos casos el nuevo propietario deberá hacer llegar a la Dirección de Hidrocarburos, copia de los siguientes documentos: 1. Permiso de vertimientos, o el que haya expedido la autoridad ambiental, indicándose el cambio de propietario de la EDS. 2. Si la EDS, se encuentra ubicada en vías nacionales el cambio del permiso de ubicación a nombre del nuevo propietario. 3. Póliza Civil Extracontractual vigente de la EDS. 4. Certificado de conformidad, con los datos del nuevo propietario. 5. Registro mercantil o certificado de existencia y representación legal en donde se registre la EDS. 6. Contrato con el Distribuidor Mayorista. 7. Contrato de compraventa de la EDS. [ Volver al Indice] 2. DECLARACIÓN DE INFORMACIÓN Los Procedimientos para casos especiales en el Modulo de la Declaración de Información del SICOM se especifican a continuación y se han agrupado en dos tipos: 2.1. Declaración de Información del 2006 - 2008, via Excel CASO 1: ESTACIONES DE SERVICIO QUE LE COMPRAN A UNA ESTACIóN DE SERVICIO AUTOMOTRIZ O COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL QUE SE ENCUENTRA REGISTRADO EN SICOM Ejemplo: Una Estación de Servicio (Agente Comprador) le compró a otra Estación de Servicio que se encuentra registrado en SICOM (Agente Vendedor) durante todo el 2006-2008. Para ello se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. El Agente Comprador descarga el Formato del Excel 2006-2008 mediante la opción Descargar Formato 2006-2008. 2. El Agente Comprador debe enviar el Formato Excel al correo daisy@soylider.com . Además debe diligenciar los siguientes datos en el correo: DATOS DEL COMPRADOR Código SICOM Nit Razón Social Nombre Comercial Departamento Municipio DATOS DEL VENDEDOR Nit Razón Social Nombre Comercial Departamento Municipio 3. SoyLider reenviara al Agente Comprador el formato Excel, en el cual se incluirá en la hoja LISTA PLANTAS PROVEEDOR del Excel el Código SICOM del Agente Vendedor. 4. El Agente Comprador diligencia la información en el Excel. 5. El Agente Comprador carga el formato de la declaración mediante la opción Cargar Formato 2006-2008. 6. El Agente Comprador puede visualizar la información cargada mediante la opción 1.Declaracion de Información 2006-2008 [ Volver al Indice] CASO 2: ESTACIONES DE SERVICIO QUE LE COMPRAN A UNA ESTACIóN DE SERVICIO AUTOMOTRIZ O COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL QUE NO SE ENCUENTRA REGISTRADO EN SICOM Ejemplo: Una Estación de Servicio (Agente Comprador) le compró a otra Estación de Servicio que no se encuentra registrado en SICOM (Agente Vendedor) durante todo el 2006-2008. Para ello se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. El Agente Comprador descarga el Formato del Excel 2006-2008 mediante la opción Descargar Formato 2006-2008. 2. El Agente Comprador debe enviar el Formato Excel al correo daisy@soylider.com . Además debe diligenciar los siguientes datos en el correo: DATOS DEL COMPRADOR Código SICOM Nit Razón Social Nombre Comercial Departamento Municipio DATOS DEL VENDEDOR Nit Razón Social Nombre Comercial Departamento Municipio 3. SoyLider registrará en SICOM temporalmente al Distribuidor Minorista. 4. SoyLider reenviara al Agente Comprador el formato Excel, en el cual se incluirá en la hoja LISTA PLANTAS PROVEEDOR del Excel el Código SICOM del Agente Vendedor. 5. El Agente Comprador diligencia la información en el Excel. 6. El Agente Comprador carga el formato de la declaración mediante la opción Cargar Formato 2006-2008. 7. El Agente Comprador puede visualizar la información cargada mediante la opción 1.Declaracion de Información 2006-2008 [ Volver al Indice] CASO 3: ESTACIONES DE SERVICIO QUE LE COMPRAN A DOS MAYORISTAS AL MISMO TIEMPO Ejemplo: La Estación de Servicio (Agente Comprador) le compró al Mayorista 1 y al Mayorista 2(Agentes Vendedores) durante todo el 2006. Para ello se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. El Agente Comprador descarga el Formato del Excel 2006-2008 mediante la opción Descargar Formato 2006-2008. 2. El Agente Comprador diligencia la información en el Excel, para ello deberá de ingresar en cada fila del Excel la información de cada uno de los mayoristas. Por ejemplo: - En el 2006-enero se compró al Mayorista1 (con Código SICOM=123456) de la Planta con Código SICOM 111111 el Producto JP-1ª. - En el 2006-enero se compró al Mayorista2 (con Código SICOM=678912) de la Planta con Código SICOM 222222 el Producto BIODIESEL CORRIENTE. Para ingresar los Códigos SICOM del Proveedor y de la Planta debe buscar en la Hoja del Excel LISTA PROVEEDORES la cual muestra el siguiente formato. 3. El Agente Comprador carga el formato de la declaración mediante la opción Cargar Formato 2006-2008. 4. El Agente Comprador puede visualizar la información cargada mediante la opción 1.Declaracion de Información 2006-2008 [ Volver al Indice] CASO 4: AGENTE MAYORISTA O REFINADOR QUE LE VENDE A UN DISTRIBUIDOR MINORISTA QUE NO SE ENCUENTRA REGISTRADO EN SICOM. Ejemplo: Un Agente Mayorista o Refinador (Agente Vendedor) le provee a una Estación de Servicio que no se encuentra registrado en SICOM (Agente Comprador) en el 2009. Para ello se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. El Agente Vendedor descarga el Formato del Excel para el 2009 mediante la opción Descargar Excel. 2. El Agente Vendedor debe enviar el Formato Excel al correo daisy@soylider.com . Además debe diligenciar los siguientes datos en el correo: DATOS DEL VENDEDOR Código SICOM Nit Razón Social Nombre Comercial Departamento Municipio DATOS DEL COMPRADOR Nit Razón Social Nombre Comercial Departamento Municipio 3. SoyLider registrará en SICOM temporalmente al Distribuidor Minorista. 4. SoyLider reenviara al Agente Vendedor el formato Excel, en el cual se incluirá en la hoja LISTA PROVEEDORES del Excel el Código SICOM del Agente Comprador. 5. El Agente Vendedor diligencia la información en el Excel. 6. El Agente Vendedor carga el formato de la declaración mediante la opción Cargar Excel. 7. El Agente Vendedor puede visualizar la información cargada mediante la opción 1.Declaracion de Información 2006-2008 [ Volver al Indice] 2.2. Declaración de Información del 2009 por el sistema CASO 1: ESTACIONES DE SERVICIO QUE LE COMPRAN A ESTACION DE SERVICIO AUTOMOTRIZ O COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL QUE NO SE ENCUENTRA REGISTRADO EN SICOM Ejemplo: Una Estación de Servicio (Agente Comprador) le compró a otra Estación de Servicio que se encuentra registrado en SICOM (Agente Vendedor) en el 2009. Para ello se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. El Agente Comprador debe enviar un correo a daisy@soylider.com y diligenciar los siguientes datos en el correo: DATOS DEL COMPRADOR Código SICOM NIT Razón Social Nombre Comercial Departamento Municipio DATOS DEL VENDEDOR NIT Razón Social Nombre Comercial Departamento Municipio 2. SoyLider ingresará como Proveedor del Agente Comprador al Agente Vendedor. Para ello ingresará temporalmente al Agente Vendedor, en el Acuerdo de Compra del Agente Comprador. 3. El Agente Comprador podrá ingresar su declaración de información del 2009. 4. Una vez que el Agente Comprador finalice la declaración de información para el Agente Vendedor, debe quitar como Proveedor al Agente Vendedor, para ello el Agente Comprador debe ingresar al acuerdo de compra y eliminar a dicho proveedor. [ Volver al Indice] CASO 2: AGENTE MAYORISTA O REFINADOR QUE LE VENDE A UN DISTRIBUIDOR MINORISTA QUE NO SE ENCUENTRA REGISTRADO EN SICOM. Ejemplo: Un Agente Mayorista o Refinador (Agente Vendedor) le provee a una Estación de Servicio que no se encuentra registrado en SICOM (Agente Comprador) en el 2009. Para ello se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. Si el Agente Vendedor va a realizar las ventas de la declaración de información del 2009 lo hará mediante la opción: Para el Mayorista : Declaración de Información-Reportes de Ley-Distribuidor Mayorista, pestaña Movimiento Productos. Para el Refinador : Declaración de Información-Reportes de Ley-Refinador, pestaña Movimiento Productos. 2. Para declarar las VENTAS, el Agente Vendedor debe seleccionar los siguientes datos: - Producto - Tipo Cliente - Cliente, se muestra una pantalla en la cual se cuentan con criterios de búsqueda para ubicar al Distribuidor Minorista (Agente Comprador). Si en el sistema el Agente Vendedor no se encuentra los datos del Agente Comprador, debe enviar un correo a daisy@soylider.com, diligenciar los siguientes datos en el correo: DATOS DEL VENDEDOR Código SICOM Nit Razón Social Nombre Comercial Departamento Municipio} DATOS DEL COMPRADOR Nit Razón Social Nombre Comercial Departamento Municipio 3. SoyLider registrará en SICOM temporalmente al Distribuidor Minorista (Agente Comprador) al cual provee el Agente Vendedor, para así poder declarar las ventas realizadas a dicho cliente. 4. SoyLider responderá al Agente Vendedor indicando que ya el Distribuidor Minorista (Cliente) se encuentra registrado en SICOM. [ Volver al Indice] 3. SEGURIDAD 3.1. Solicitud de contraseña o Cambio de Correo Electrónico El agente deberá enviar una carta del representante legal, autenticada, solicitando el cambio e indicando la cuenta de correo electrónico, teléfono y celular de contacto que usara. El sistema generara la clave de forma automática y se la reenviara a ese correo, el usuario al ingresar por primera vez debe cambiar la clave inmediatamente. La información solicitada se puede enviar a la dirección Cra 50 No. 26 – 20 bloque I segundo piso. O al fax (1) 320 00 55 en Bogota o escaneada al correo electrónico: sicom.director@minminas.gov.co 3.2. Solicitud de reestablecimiento ó perdida de contraseña Para el caso de pérdida de contraseña, el agente puede reenviar el correo original donde se le asigno la contraseña al correo sicom.dba@minminas.gov.co y a vuelta de correo se le restablecerá la contraseña antigua El usuario al ingresar por primera vez debe cambiar la clave inmediatamente [ Volver al Indice] 4. ORDENES DE PEDIDOS 4.1. Cesión de Cupo Para ello se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. El Agente Solicitante debe registrar la solicitud del cupo a través de la opción en el menú: Órdenes de Pedido-Gestión de Cupos-Solicitud de Cupos. El sistema para el registro solicita los siguientes campos: Agente Proveedor de Cupo : esta información pertenece al Agente Cesionario al cual solicito que me ceda el cupo Tipo de Proveedor Sub Tipo de Proveedor Razón Social Datos del Pedido : Fecha de Solicitud, si la fecha ingresada es 10/02/2009, el cupo se considera para el mes de febrero. Cupo a Solicitar, el cupo de la cesión. 2. El Agente Cesionario debe aceptar la solicitud del cupo mediante la opción del menú: Órdenes de Pedido-Gestión de Cupos-Aceptación de Cupos. NOTA : Debe verificar la información de la solicitud para posteriormente aceptar la solicitud. 3. Para el Agente Solicitante: Si la cesión no fue autorizada por Ecopetrol comunicarse con ellos. Si la cesión fue autorizada por Ecopetrol comunicarse con sicom para la actualización de la cesión de cupos. 4.2. Transporte para Comercializador Industrial Teniendo en cuenta que la resolución que expide el Ministerio de Minas y Energía a los Comercializadores Industriales incluye el parque automotriz, se ha establecido el siguiente procedimiento para incluir y excluir vehículos de la resolución y del SICOM. 1. ANEXO DE NUEVOS VEHICULOS - En el caso de que un Comercializador Industrial desee anexar un nuevo vehículo debe seguir el siguiente procedimiento: Enviar un oficio al Ministerio de Minas y Energía, Dirección de Hidrocarburos solicitando se anexen los vehículos correspondientes con copia de los siguientes documentos según sea el caso: A. SI EL VEHICULO ES PROPIO: - Certificado de Existencia y Representación Legal - Licencia de Tránsito del vehículo - Póliza de Responsabilidad del vehículo con Anexos y Recibo de pago.   Emitida bajo los siguientes términos:   • Beneficiarios: Terceros Afectados   • Riesgo que se ampara: Placa del vehículo   • Monto Asegurado: En unidades de SMMLV   (De acuerdo a la capacidad del carro tanque)   • Incluir Clausulas:     Revocación de la Póliza a 60 días previo aviso al Ministerio de Minas y Energía.     Contaminación accidental súbita e imprevista. A la vez se debe hacer llegar al SICOM al correo sicom@minminas.gov.co la siguiente información del vehículo: - Tipo de Transporte: Carro Tanque o Tracto Camión - Número de Placa - Placa del Cabezote: Solo aplica para Tracto Camión - Placa del Remolque - Capacidad: En Galones - Compartimentos - Número de Póliza - Fecha de Vencimiento de la Póliza - Nombre del Conductor - Cédula - Propiedad: Propio o Alquilado El Ministerio de Minas revisará la documentación entregada, procederá a emitir la resolución correspondiente e informará al SICOM para que posteriormente a la elaboración de la resolución autorice el ingreso de los datos que fueron enviados al correo del SICOM. B. SI EL VEHICULO ES ARRENDADO: - Certificado de Existencia y Representación Legal - Licencia de Tránsito del vehículo - Póliza de Responsabilidad del vehículo con Anexos y Recibo de pago.   Emitida bajo los siguientes términos:   • Beneficiarios: Terceros Afectados   • Riesgo que se ampara: Placa del vehículo   • Monto Asegurado: En unidades de SMMLV    (De acuerdo a la capacidad del carro tanque)   • Incluir Clausulas:     Revocación de la Póliza a 60 días previo aviso al Ministerio de Minas y Energía.     Contaminación accidental súbita e imprevista. A la vez se debe hacer llegar al SICOM al correo sicom@minminas.gov.co la siguiente información del vehículo: - Tipo de Transporte: Carro Tanque o Tracto Camión - Número de Placa - Placa del Cabezote: Solo aplica para Tracto Camión - Placa del Remolque - Capacidad: En Galones - Compartimentos - Número de Póliza - Fecha de Vencimiento de la Póliza - Nombre del Conductor - Cédula - Propiedad: Propio o Alquilado El Ministerio de Minas revisará la documentación entregada, procederá a emitir la resolución correspondiente e informará al SICOM para que posteriormente a la elaboración de la resolución autorice el ingreso de los datos que fueron enviados al correo del SICOM. 2. EXCLUIR VEHICULOS Para excluir vehículos que están dentro de la resolución del Comercializador industrial, basta con enviar un oficio al Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos solicitando la excusión del vehículo identificándolo con la Placa. El Ministerio modificará la resolución y comunicará al SICOM para excluir del sistema el vehículo correspondiente. [ Volver al Indice]

NORMATIVIDAD 1. NORMATIVIDAD Si desea obtener más información acerca de la normatividad, haga click Aquí 2. RESOLUCIÓN 181451 DEL 2009 Si desea obtener más información acerca de la resolución, haga click Aquí 3. RESOLUCIÓN 181667 DEL 2009 Si desea obtener más información acerca de la resolución, haga click Aquí 4. RESOLUCIÓN 182113 Si desea obtener más información acerca de la resolución, haga click Aquí

NOTICIAS   DECLARACION DE INFORMACION El SICOM se permite recordar a todos los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados de petróleo que el plazo para la declaración de información correspondiente al periodo de Marzo vence el próximo 15 de Abril de 2010. Aprovechamos la oportunidad para solicitarles a aquellos agentes que tengan pendientes la declaración de información de periodos anteriores favor de ponerse al día. El incumplimiento de la declaración de información generará la inhabilitación al modulo de ordenes de pedido a partir del 16 de Abril hasta cuando culminen el registro en el SICOM de la declaración de información   POSTERGACIÓN ENTRADA EN OPERACIÓN GRUPO PRIMA – ORDENES DE PÉDIDO El Ministerio de Minas y Energía se permite informar a los diferentes agentes e interesados, que con el fin de dar tiempo para que los agentes del GRUPO PRIMA realice los ajustes de empalme con el sistema de información SICOM, en el periodo comprendido entre el 15 y el 28 de febrero, se pospone para el 1 de marzo la entrada en operación del módulo de ordenes de pedido para dicho grupo. Se le solicita a todos los agentes de este grupo, asistir sin falta a las convocatorias, solicitudes y reuniones que durante estos 15 días realice el SICOM para efectos del empalme antes indicado. De otro lado, el Ministerio de Minas y Energía se permite confirmar la entrada en operación del módulo de ordenes de pedido para los minoristas y grandes consumidores de las ZONA CENTRO Y LLANOS el próximo martes 16 de febrero del año en curso. Finalmente, se reitera que la entrada en operación del módulo de ordenes de pedido para los minoristas y grandes consumidores de la zona EJE CAFETERO Y VALLE iniciará operaciones el martes 2 de marzo del año en curso. Se le solicita a todos los agentes involucrados, dar a conocer la información en mención, entre sus clientes, socios, afiliados y demás interesados.   SICOM INFORMA El Ministerio de Minas y Energía se permite informar a los diferentes agentes que a 31 de enero del año 2010 los agentes que No se hayan colocado al día en la Declación de Información, serán bloqueados en el sistema y no podrán seguir ejerciendo actividades de distribución y comercialización, de acuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la Ley 1151 de 2007 y las resoluciones 182113 de 2007 y 18 1451 de 2009. Hacemos una invitación a todos los agentes a colocarse al día sobre el particular y evitar futuros inconvenientes de tipo sancionatorio o comercial.   NUEVOS PLAZOS El Ministerio de Minas y Energía se permite informar a todos los agentes y demás interesados que ha decidido conceder un plazo de dos (2) meses adicionales contados a partir del 31 de diciembre del año de 2009, para que las estaciones de servicio automotriz y fluvial obtengan y presenten ante el Ministerio de Minas y Energía el Certificado de Conformidad expedido por un Organismo de Certificación, proceso que se debe realizar a través de los señalados organismos quienes son los responsables de comunicar tal información al Ministerio. Dicho plazo aplica única y exclusivamente a la estación de servicio automotriz y fluvial ubicada en el Territorio Colombiano, con excepción de los municipios de Zona de Frontera, que por inconvenientes debidamente demostrables en la obtención de los permisos municipales (entiéndase el certificado de Uso del Suelo y la Licencia de Construcción), los permisos ambientales que expide las Corporaciones Ambientales (Permiso de Vertimientos y otros exigibles) y los relacionados con el Ministerio de Transporte, el Organismo de Certificación no le ha podido expedir el Certificado de Conformidad y de acuerdo con los listados y plazos de entrega de información que el Ministerio de Minas y Energía ha venido expidiendo sobre el particular. Lo anterior, en virtud a las disposiciones expedidas por el Ministerio de Transporte en el mes de noviembre, que han permitido avanzar en descongestionar y minimizar los cuellos de botella que se venían presentando y ser así concordantes con los plazos que se ha establecido dicho Ministerio para llevar a cabo dichos procesos. De otra parte, en lo pertinente al Gran Consumidor, la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, ha decidido conceder igual plazo, para que el Gran Consumidor con Instalación Fija obtenga la Resolución de autorización sobre el particular. Finalmente, es importante recordar que luego de un poco más de 4 años de haber sido expedido en nuevo maco regulatorio en materia de combustibles, el Ministerio de Minas y Energía a partir de la fecha señalada será estricto en su cumplimiento, por lo cual hacemos un llamado cordial a los agentes para que no dejen para última hora los trámites y adecuaciones técnicas que requieran de acuerdo con su condición en la materia y los invitamos a seguir trabajando con esfuerzo y sin perder un segundo de tiempo en el logro del señalado objetivo. Dicho esfuerzo deberá incluir igualmente el registro respectivo de los diferentes agentes y puesta en operación del Sistema de Información de la Cadena de Combustibles – SICOM en los términos y condiciones señalados en la Resolución 18 1451 del 27 de agosto de 2009, o las normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen, por lo cual se hace un llamado a que los agentes cumplan a cabalidad con el proceso en mención. Finalmente, es importante señalar que los agentes deberán cumplir a cabalidad con los listados de agentes autorizados y aquellos objeto de plazo en lo que al almacenamiento, comercialización y distribución de combustibles se refiere, so pena de las medidas sancionatorias respectivas por incumplimiento de las mismas.   SICOM INFORMA Si se encuentra incluido en el listado de las estaciones de servicio certificadas por el Ministerio de Minas y Energía, y aún NO esta activado debe tener encuenta que el SICOM se toma 24 horas para activarlo, a partir de la fecha en la que el listado es publicado. Si después de este tiempo no esta activado, comuniquese con el SICOM.   SICOM INFORMA A partir del Miercoles 09 de Diciembre entrará en funcionamiento el canal IVR para las operaciones de ordenes de pedido a través de la línea 324-0100 opción CERO (0) para todas las estaciones de servicio según el plan de implementacion.   FECHAS ENTRADAS POR ZONAS El Ministerio de Minas y Energía ha decidido posponer hasta el 17 de noviembre las fechas que se tenían previstas como límite al 9 de noviembre, para la entrada en operación del SICOM. De igual forma, se fijan las siguientes fechas para la entrada de las diferentes zonas:   COSTA ATLÁNTICA   17 de Noviembre del 2009   ZONA NORTE   01 de Diciembre del 2009   ZONA ANTIOQUIA Y CHOCÓ   15 de Diciembre del 2009   ZONA CUNDINAMARCA   15 de Enero del 2010   ZONA LLANOS   16 de Febrero del 2010   ZONA CENTRO   16 de Febrero del 2010   ZONA EJE CAFETERO Y VALLE   02 de Marzo del 2010   PRODUCTORES DE ALCOHOL CARBURANTE Y BIODIESEL, Y EL   RESTO   DEL GRUPO PRIMA A PARTIR DEL 01 DE MARZO DEL   2010   MÓDULO DE ORDEN DE PEDIDO DEL SICOM Inicia el 1 de Noviembre del 2009 Hasta el 15 de Febrero de 2010 Para La implementacion del modulo de ordenes de pedido se ha dividido a los agentes en dos grupos, uno es el Grupo BASICO conformado por agentes minoristas y grandes consumidores y el otro grupo es el PRIMA (Productores, Refinadores,Importadores, Mayoristas, Almacenadores). Para el grupo BASICO se han conformado 7 zonas que agrupan todo el pais y de acuerdo a la planta de la cual se abastezcan los agentes, en esa zona, tienen su fecha de ingreso al modulo de ordenes de pedido del SICOM.