• ¿No ha llegado el correo con el usuario y la clave, que debemos hacer?

Debe ingresar a la pagina web de SICOM, y dar clic en el botón del nuevo SICOM (Haz Clic Aquí) donde debe restablecer su contraseña en “olvide contraseña”, y en el campo de “envió de credenciales”, debe digitar su código SICOM seguido de 000, en aproximadamente 10 minutos, llegará un correo electrónico de Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., con sus credenciales de acceso.

• ¿A partir de qué fecha inicia la nueva plataforma?

La primera fase de la plataforma inicia el día 19 de octubre del año 2021, donde los agentes deben actualizar su información y realizar su registro de usuario.

La segunda fase empieza desde el 12 de noviembre del año 2021, donde se habilita el proceso de gestión de vehículos, con el fin que todos los agentes que poseen vehículos propios o arrendados que realicen la relación de dicho vehículo a la nueva plataforma. El día 16 de noviembre, se habilita el proceso de gestión de acuerdos y productos para que los agentes realicen la relacion de su proveedor de combustibles, y finalmente el proceso de gestión de plantas, con el fin de que los agentes creen las plantas donde realizan el despacho de sus combustibles.

La tercera fase de inicio de operaciones de ordenes de pedido, se dará el día 1 de marzo del año 2022.

• ¿El video de la capacitación quedará disponible en la página SICOM?

Los videos de las capacitaciones virtuales están disponibles dentro del siguiente enlace Haz Clic Aquí.

• ¿Cómo se diseña la carta para solicitar las claves?

Debe elaborar una carta firmada por el representante legal, donde indique el correo y la persona encargada de recibir las credenciales para el acceso al nuevo SICOM, seguidamente debe entrar al portal de autogestión y crear un caso adjuntando una carta.

• Para la configuración del proceso de acuerdos y productos, ¿Quién relaciona el acuerdo de suministro de combustible en la nueva plataforma?

El agente comprador es quién realiza la configuración de los acuerdos y productos dentro de la nueva plataforma de SICOM. El video sobre el webinar, podrá encontrarlo en el home de SICOM, en la sección de novedades en el siguiente link:Haz Clic Aquí

• ¿Cuántos usuarios por centro se pueden tener?

Para los agentes minoristas y grandes consumidores 10 usuarios, para grandes distribuidores de combustibles 50 usuarios.

• ¿Los usuarios secundarios aplican para varias funciones?

Todos los usuarios tienen los mismos roles, excepto el usuario principal terminado en 000, el cual puede administrar a sus usuarios.

• ¿Cuáles son las políticas de contraseñas del nuevo SICOM?

Señor Usuario, recuerde que la nueva contraseña para ser aceptada debe cumplir las siguientes condiciones:

Tener un mínimo 8 caracteres y máximo 12

Contener al menos una letra y un número

Debe ser distinta a su contraseña anterior.

Tenga en cuenta que su contraseña caduca después de 60 días y deberá modificarla luego de ese tiempo. Si no ingresa al sistema durante más de 30 días, su cuenta pasa a ser bloqueada.

• ¿A qué línea telefónica se puede llamar para solicitar información?

Usted puede comunicarse al número 6013240100, para solicitar información del nuevo SICOM.

• ¿El proceso de Gestionar acuerdos y productos ya está habilitado?

El proceso de gestionar acuerdos y productos está habilitado desde el día 16 de noviembre del año 2021.

• ¿Se mantiene la información de las plantas actuales?

El proceso de gestión de plantas será auto gestionable, por lo cual los códigos SICOM que manejan actualmente dentro del portal cambiarán en el nuevo SICOM, solo se mantienen los códigos SICOM de los agentes.

• ¿Qué documento debo cargar al momento de realizar el proceso de gestión de acuerdos y productos?

Usted debe adjuntar en la plataforma, el contrato de suministro de combustible con su agente proveedor.

• ¿Si se vence un documento, se inhabilita el código SICOM?

Si un documento del agente se vence, este quedará inhabilitado para realizar ordenes de pedido, hasta que realice la actualización de dicho documento.

• ¿Si se realiza la creación de un nuevo agente desde el mes de noviembre del año 2021 hasta el mes de febrero del año 2022, cómo se registra el nuevo agente en la nueva plataforma de SICOM?

El agente nuevo se creará en el SICOM actual, se le entregarán credenciales para el SICOM, donde se realizan las ordenes de pedido actualmente, y al momento de entrar al SICOM transaccional actual, le llagará un correo electrónico de Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., confirmando las credenciales del nuevo SICOM, allí debe realizar el proceso de actualización de agentes, registro de usuarios, y procesos de apoyo. En el siguiente enlace, podrá encontrar mayor información en: Haz Clic Aquí.

• ¿Qué información debo actualizar en el proceso de actualización de agente?

Usted debe realizar la actualización de información propia del agente, según este relacionada en la cámara de comercio de la compañía.

• ¿Si la información se replica en el nuevo SICOM, debemos actualizar la información de direcciones de establecimiento y ubicación por coordenadas?

El agente deberá relacionar la información registrada en la cámara de comercio de cada agente, con el fin de recopilar información de calidad dentro del sistema, adicionalmente, usted cuenta dentro del formulario con una guía, la cual brinda las indicaciones de consultas de coordenadas x, y.

• ¿La nueva plataforma de SICOM, tiene alguna resolución que ampare la misma?

No es necesario una resolución que ampare al nuevo SICOM, actualmente los procedimientos de la nueva plataforma están regidos dentro del marco normativo que ampara a SICOM, donde se confirma que se cambia de plataforma, no de procedimientos.

• ¿Si la EDS es antigua y no cuenta con radicado de entrada en operación, que sucede?

En el número de radicado usted deberá relacionar el año y mes en el cual su agente entro en operación, y en el documento adjunto usted deberá relacionar una carta en formato PDF firmada por el representante legal, donde declare año y mes de entrada en operación de la EDS.

• ¿Se puede registrar la misma persona para diferentes usuarios?

Usted puede registrar la misma persona para diferentes usuarios dentro de la plataforma del nuevo SICOM.

• ¿Desde cuando se realizarán ordenes de pedido dentro de la nueva plataforma?

Desde el día 1 de marzo del año 2022.

• ¿Esta plataforma aplica solo para líquidos?

La nueva plataforma aplica para LIQUIDOS y GCV.

• ¿Si un agente posee el usuario inactivo y no puede entrar a la plataforma actual de SICOM, con el fin que se replique la información en el nuevo SICOM, que debo hacer?

Debe crear un caso en el portal de autogestión, y adjuntar una carta firmada por el representante legal, donde indique la razón de la inactividad del usuario, con el fin que el analista de SICOM, realice la activación del usuario, y así al usted ingresar podrá recibir la notificación de las credenciales del nuevo SICOM.

• ¿Los vehículos de zona de frontera y comercializador industrial los debo gestionar yo como agente?

El proceso de gestión de vehículos no se realizará por parte de dichos agentes, ya que se migrará la información de sus vehículos dentro de la plataforma del nuevo SICOM.

• ¿Para el mes de marzo del año 2022, como se manejará el cupo de zona de frontera para los agentes minoristas?

El operador SICOM, realizará el cargue de los cupos del mes de marzo del año 2022, dentro de la nueva plataforma de SICOM, donde se realizarán las ordenes de pedido desde el 1 de marzo del año 2022.

• ¿Desde el 1 de marzo del año 2022, la plataforma entrará en funcionamiento para realizar ordenes de pedido desde que hora?

La nueva plataforma de SICOM, estará habilitada desde la hora 00:00 del 1 de marzo del año 2022, para realizar ordenes de pedido dentro de la misma.

• ¿El código de autorización de las ordenes de pedido, desaparece de la mueva plataforma de SICOM?

El código de autorización manejado para las ordenes de pedido, se mantendrá con las mismas condiciones actuales.

• ¿Si tengo varias estaciones de servicio, cada uno contará con su usuario y contraseña?

Cada agente de la cadena contará con su usuario y contraseña, independiente de que pertenezcan al mismo propietario.

• ¿Como se realiza la declaración de la información para el mes de febrero que se registra en marzo del año 2022?

La plataforma actual de SICOM, quedará habilitada el mes de marzo del año 2022, con el fin que usted pueda registrar la declaración de información del mes de febrero, sin embargo, la misma plataforma estará inhabilitada para realizar ordenes de pedido, dichas ordenes deberán realizarse en la plataforma del nuevo SICOM.

• ¿Qué agente realiza la configuración de los productos?

Los agentes minoristas (excepto EDS de aviación) y grandes consumidores deben relacionar en el proceso de gestión de acuerdos y productos, los productos que compran a sus distribuidores mayoristas, los refinadores, importadores, productores, distribuidores mayoristas y EDS de aviación, deben relacionar dentro del proceso de gestión de acuerdos y productos. Los productos que compran y venden.

• ¿Cuántos usuarios maneja una planta de despacho?

La planta puede crear hasta 50 usuarios.

• ¿Cómo realiza el proceso de gestión de vehículos un comercializador industrial?

El comercializador industrial no realiza proceso de gestión de vehículos, el proceso de registro de los vehículos seguirá siendo manejado por el Ministerio de Minas y Energía. Para la salida de orden de pedido simple, usted podrá observar migrado todos los vehículos dentro de la nueva plataforma, con el fin que usted pueda generar sus OP.

• ¿Los servicios de web service tendrán algún cambio?

El servicio de web service no cuenta con alguna modificación.

• ¿Si el carrotanque no es propio como se registra?

Existe la opción de configurar un carrotanque arrendado en el proceso de gestión de vehículos.

• ¿Para los documentos que ya están vencidos, SICOM no permite prórrogas?

No existe prórroga.

• ¿Para la creación de vehículos en el caso de los Mayoristas, realizarán una migración de información del SICOM actual al nuevo?

NO, Los agentes deben autogestionar sus vehículos, y relacionar los vehículos del SICOM actual en el SICOM nuevo, con el fin que puedan realizar la movilización de sus combustibles a partir del 1 de marzo del año 2022.

• ¿En la parte validación del agente, hay una parte que nos pide el número o nomenclatura, si la EDS no cuenta con la nomenclatura como se ejecuta?

El agente debe registrar calle 1 con carrera 1 – 1 y en dirección complementaria debe escribir la dirección rural que posee.

• ¿El cierre de los pedidos se debe realizar diariamente, o al fin de mes?

El cierre de las ordenes de pedido se realizan en cuanto se recibe físicamente el combustible.

• ¿Los distribuidores minoristas deben realizar el proceso de gestión de vehículos?

Los agentes deben asociar todos los vehículos propios y arrendados, que utilizan para su operación, si el distribuidor mayorista es quien proporciona los vehículos, no hay necesidad de configurarlos por parte del minorista, si en cambio el minorista es quien suministra el vehículo para la operación, si debe realizar el registro del vehículo.

• ¿El módulo de gestión de acuerdos y productos ya está disponible?

El proceso de gestión de acuerdos y productos está habilitado desde el día 16 de noviembre del año 2021.

• ¿Los vehículos deben ser creados en el agente o en la planta de despacho?

El vehículo debe ser creado directamente en el agente, y las plantas podrán observar dentro de su colección de vehículos la creación de estos.

• ¿En el SICOM actual, se puede escoger planta de recibo y planta de despacho la misma planta, en el nuevo SICOM, se posee el mismo error?

 El nuevo SICOM, está desarrollado para que no se pueda escoger la planta de recibo y la planta de despacho como la misma.

• ¿No puedo observar las ordenes de pedido en el menú de nuevo caso?

 En el nuevo SICOM debe desplegar en la parte superior "Nuevo caso" y se abrirán los procesos recientes, por lo cual al lado de procesos recientes en el ícono lista usted puede ver todos los procesos, y allí podrá observar la opción de ordenes de pedido haciendo clic.