El Ministerio de Minas y Energía, a través de la Dirección de Hidrocarburos, se permite informar a los agentes de la cadena de combustibles líquidos que, con el propósito de dar cumplimiento a la nueva parametrización implementada en la plataforma SICOM y garantizar la correcta gestión de los despachos de hidrocarburos, nos permitimos recordar los siguientes lineamientos:

1. Vigencia para el cierre del cumplido u OPS

De acuerdo con la nueva parametrización de SICOM, el cumplido u OPS cuenta con un tiempo de vigencia establecido para su cierre por parte de la Estación de Servicio (EDS).

Este plazo corresponde al tiempo de vigencia de la Guía Única de Transporte (GUT), más veinticuatro (24) horas adicionales, periodo durante el cual la EDS deberá realizar y cargar en la plataforma SICOM el respectivo informe de descargue.

Una vez cumplido este plazo, SICOM rechazará automáticamente la solicitud, sin posibilidad de que esta sea gestionada o reactivada posteriormente. Por lo anterior, es responsabilidad de la EDS realizar oportunamente el cargue de la información y efectuar el cierre correspondiente dentro del tiempo establecido.

2. Renovación de la Guía Única de Transporte por demoras en el trayecto

En aquellos casos en los que el vehículo presente demoras durante el transporte del hidrocarburo y la Guía Única de Transporte se encuentre próxima a vencer, la empresa minorista deberá comunicarse directamente con la planta mayorista para solicitar la renovación de la guía por ampliación de tiempo, siempre que la demora obedezca a situaciones de fuerza mayor o circunstancias ajenas a la operación, tales como:

• Fallas mecánicas del vehículo.
• Cierre de vías.
• Derrumbes o afectaciones en las vías.
• Situaciones de orden público.
• Otras circunstancias debidamente justificadas que impidan el normal desarrollo del transporte.

Es importante que esta gestión se realice antes del vencimiento de la guía, con el fin de evitar el rechazo automático de la solicitud en la plataforma SICOM.

En caso de que la planta mayorista niegue la solicitud de renovación, la situación deberá ser informada inmediatamente a SICOM, adjuntando los soportes o evidencias correspondientes, cuando aplique, para su conocimiento y gestión.

Agradecemos a todas las partes involucradas dar estricto cumplimiento a estos lineamientos y realizar las gestiones dentro de los tiempos establecidos, con el fin de evitar rechazos automáticos y garantizar la correcta trazabilidad de las operaciones en la plataforma SICOM.

Cordialmente,

Dirección de Hidrocarburos

• Descripción de los daños identificados.
• Áreas, equipos o sistemas afectados.
• Impacto sobre la operación de la estación de servicio.
• Medidas adoptadas frente a la situación.
• Registro fotográfico, cuando sea posible.

 

En este sentido, se recuerda lo siguiente:

1. Rigurosidad en el proceso de aprobación de cumplidos

Para efectos de la aprobación de los cumplidos por parte de este Ministerio, las EDS deberán adelantar de manera completa, rigurosa y verificable la totalidad de los pasos, requisitos y validaciones establecidos en los protocolos y procedimientos oficiales.

La omisión, inconsistencia o incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos podrá dar lugar al rechazo del cumplido, de conformidad con los procedimientos aplicables.

2. Verificación de la vigencia de la Tabla de Aforo

Es obligatorio que las EDS verifiquen, previo a la recepción y descarga del combustible, que todo vehículo tipo cisterna (carrotanque) cuente con una Tabla de Aforo vigente, debidamente expedida, actualizada o calibrada, según corresponda, de conformidad con la normativa metrológica aplicable y por los organismos o laboratorios competentes y acreditados para tal efecto.

La EDS deberá garantizar que la información correspondiente a la Tabla de Aforo sea verificable y se encuentre vigente al momento de realizar la operación. El incumplimiento de este requisito podrá generar el rechazo del cumplido correspondiente, de acuerdo con los procedimientos establecidos por el Ministerio.

3. Fortalecimiento de las acciones de seguimiento y control

La Dirección de Hidrocarburos continuará fortaleciendo las acciones de seguimiento, verificación y control sobre las operaciones de distribución de combustibles líquidos en el departamento de Nariño, incluyendo los mecanismos de validación documental y los controles transaccionales disponibles, con el fin de garantizar la trazabilidad de las operaciones y el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia, seguridad y adecuado abastecimiento de la región.

En consecuencia, se solicita a todos los agentes de la cadena adoptar las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento integral de los requisitos y procedimientos establecidos, así como realizar las verificaciones correspondientes antes de efectuar las operaciones de recepción y descarga de combustibles.

Agradecemos su atención, compromiso y colaboración con las acciones de seguimiento y control adelantadas por el Ministerio de Minas y Energía, las cuales contribuyen al adecuado funcionamiento de la cadena de distribución y al abastecimiento seguro y transparente de combustibles en el departamento de Nariño.

Cordialmente,

Dirección de Hidrocarburos
Ministerio de Minas y Energía

Apreciado agente, reciba un cordial saludo.

Nos permitimos informar que en el sistema SICOM se ha implementado una optimización en el proceso de Declaración de Información para los agentes Productores de Alcohol Carburante, la cual incorpora nuevas reglas de validación y mejoras funcionales.

Adjuntamos el material de apoyo que contiene el paso a paso para el uso del proceso y el detalle de las mejoras implementadas. Ver Aquí

En caso de presentar inquietudes o requerir soporte, podrá registrar un requerimiento a través del portal de autogestión SICOM:

https://mesadeservicio.sicom.gov.co/USDKv8/#!/login/

Cordialmente,

Equipo SICOM